【北海道札幌市様】　業務効率化で、より手厚い援助活動を後押しする生活保護システム

旧システムは平成元年４月から25年にわたって運用されてきました。10区の保護課業務をサポートする札幌市保護自立支援課では、システムの基本構成が古くなったことで作業効率の低下を招き、業務に支障をきたしかねない状況を改善する必要がありました。

「主に3点がネックになっていました。1点目は、四半世紀前に導入した旧システムの基本的な構成がもはや陳腐化してしまっているという点です。迅速性と正確さが要求される制度改正への対応もスムーズに行えない状況でした。2点目は、職員の増加による同時アクセスの負荷に対応しきれなくなってきた点です。近年、生活保護の受給者が急増し、あわせて職員数も増えるなかで、旧システムでは対応できる同時アクセス数に制限があり、特に繁忙期には1時間以上も待たなければシステムを利用できないケースもあり、業務に支障が生じるようになっていました。そして3点目は、他システムとのデータ連携がなかったことです。福祉など、さまざまな他システムが持っている情報を個別に入手しなければならず、非常に事務作業が煩雑で非効率になっていました」

庁内の会議においてシステムの再構築が正式に決定し、平成25年度から具体的な検討に動き出した札幌市。複数社に提案を呼びかけ、主な課題3点のクリアは当然のことながら、その他の機能について受けた提案も検討。コスト面も含め、総合的に評価していきました。 

「アイネスの提案で最も魅力的だったのが、制度改正などにも迅速に対応できるという点です。また、同時アクセス数の制限がなく、他システムとのデータ連携も実現できるなど、目指していた課題がすべてクリアできる上、EUCのデータ検索機能や、ケースワーカーが家庭訪問時などに活用できる機能など、期待以上の機能も提示されました。1人のケースワーカーが担当する世帯は80 世帯ほどあり、月に何十世帯と家庭訪問を行いますが、その複雑な管理を支援する機能や、家庭訪問の結果を記録するケース記録についても標準機能として装備されていて、これまでWordやExcelを使って手作業で行っていた業務が大幅に効率化できることがわかりました」 

札幌市では「WebRings」の生活保護システムが稼働を開始する平成28年2月15日以前に、保護業務に携わる全職員860名参加のOA研修を実施。8割以上の職員に、画面の見やすさや操作性の簡便さを評価されました。 

「アイネスのパッケージは政令指定都市での導入実績があり、安定稼働への信頼性が高いこともポイントでした。導入にあたっては、いい情報だけでなく、起こりうるリスクなどの情報も丁寧にわかりやすく教えていただき、事前に備えることも可能な状況にあります。新システムは画面がカラフルになるなど様相が全く変わり、新機能も多いので、職員が慣れるまでには時間が必要かもしれませんが、事前に行ったOA研修でのアンケートで860名中8割以上の職員が高評価をしており、『見やすい』『使いやすい』という好印象でスタートすることができました」

札幌市では2か月に1回程度、10区のOA主任を集めた会議を行い、システムへの要望や利用状況を確認しています。新システムの稼働当初は初期トラブルの話題が多くありましたが、2か月後には激減。新システムに慣れていくに従って、より高い効果が期待されています。

「稼働がスタートしてからまだ5か月ほどですし、25年間使い続けてきた旧システムから画面も機能も操作も一変したわけですから、今は新システムに慣れることが優先事項と考えています。現状で認識されている効果としては、例えば医療要否意見書の回収・登録業務について、今までよりも大幅に処理時間を短縮することができたと、区から報告が上がってきております。旧システムの課題はしっかり解決できていますし、以前はなかった機能が多くあるので、ケース記録等のデータが蓄積され、ケースワーカーの交代時に家庭訪問先のデータをスムーズに引き継ぐことができるなど、新システムを活用していくに従って、導入の効果はどんどん増えていくだろうと考えています」

生活保護受給者の数は全国的に増加しており、札幌市においても、平成20年度の54,562人から平成26年度には74,588人と6年間で2万人増えています。これに伴い職員も増員。医療面や就労面など、受給者へのより手厚い援助活動が望まれてきました。

「ケースワーカーは担当する80世帯ほどの保護費もシステムを使って計算し、失業中の方には就職に向けた援助活動を、病気の方には治療をおすすめして社会復帰に向けたお手伝いをします。今回のシステム再構築により事務面の大幅な効率化が図れましたので、従来よりも家庭訪問や就労に関する援助活動などが手厚く行えるのではないかと期待しています。また、担当ケースワーカーの外出中に問い合わせなどの電話が入り、すぐに対応しなければいけない場合も、必要な資料が以前の紙ベースと違いデータでシステムに保存されているので、資料を探す手間もなくスムーズに対応できます。こうした細かい部分からも、援助活動への貢献度が非常に高いシステムになったと思います」

今回、ご紹介しましたアイネスの「生活保護システム」やWeb型総合行政情報システム「WebRings（ウェブリングス）」について、より詳しい内容をお知りになりたい方は、こちらからお問い合わせください。