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2018/05/28

SAP ERP ~ SAP S/4HANA 採用企業必見!SAP ERP導入後のマスター運用は、もっと簡単に、もっと効率的にできます!

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企業が持つ膨大なデータを一元化し、効率的に活用したいとの狙いから、ERP導入を検討する企業が増えてきています。
なかでも多くの企業が、SAP社の汎用ERPパッケージを導入しています。

ただ、ERPパッケージを導入している企業のうち、多くは上手にマスター運用ができているとはいえず、内部監査リスクをはらんでいたり、余計なコストをかけてしまったりしているのが現状です。

そこで、今回は、SAP社の汎用ERPパッケージためのマスターメンテナンスツール「Aerps MASTER Ace(アープスマスターエース) ver.1.0 ※1」を開発・提供している株式会社アイネスITソリューション本部の営業担当者に、マスター運用において陥りがちな失敗例と解決策について話を聞きました。

※1「Aerps MASTER Ace ver.1.0」は、これまでのSAP ERP6.0に加え、次世代ERPシステムSAP S/4HANAにも対応するマスターデータ管理ツールとして、2018年5月にご提供を開始した新製品です。

 

 

 

【改善できる!運用事例①】データの入力・修正のために大人数の専任部署を設置している例

厚木様

Q. これまでに多くのSAP社ERPパッケージの採用企業と接してきて、気づかないままに多くの費用・労力をかけてマスター運用を続けている企業が多いことに気付いたそうですね。

 

厚木:はい。まず挙げられるのが、マスターデータの入力・修正のために専任部署、それも5~10名規模の大人数をあてて運用している例ですね。
一般的に、SAP社のERPパッケージのマスターの入力項目は多く、40項目以上におよぶことも珍しくありません。

たとえば、入力項目数が40項目で1日あたりの入力マスター件数が100件だったとすると、4,000項目に対する修正作業とチェック作業が発生していることになります。 もちろん、データ件数・項目数がもっと多ければ、それだけ膨大な作業となりますから、入力業務だけに5~10名が専任で取り組んでいるという企業は多いのです。

 

専任部署を置かずに情報システム部が兼任しているケースでも、入力業務に追われて本来の作業にあてる時間を圧迫してしまっているといったケースがよく見られます。

 

Q.具体的にはどこが問題点なのでしょうか?

 

厚木:実際にそういった体制があたりまえになっている企業からみると、特に問題なく映るかもしれません。 しかし、これを1~2名にまで圧縮できるといったら、どうでしょうか?本来の業務、あるいは注力したい主力事業などに人的資源を振り分けることができます。逆をいえば、それだけ無駄なコストをかけているともいえるのです。

 

 

 

【改善できる!運用事例②】項目の追加・変更などの承認ワークフローはエクセル上に捺印で行っている例

Q.その他の要改善の運用例があれば、教えください。

 

厚木:ペーパーレス化が進んできた日本においても、まだ承認・決裁のためのワークフローには書類の回覧による捺印を必要とする文化が根強く残っている企業が多く、データ化しているというところでも、エクセル上での捺印どまりというところは多いです。 

ERPの運用においても、同様の方法でワークフローが回されている例をよく目にします。 この方法だと、承認権限を持つ役職者が出張や外出で社内にいない間は承認ができないため、どうしてもタイムロスが発生してしまいます。

さらに、決裁されてからERPに反映するまでの間にデータを改変することが可能であり、改変されたことに気が付かないケースも多いです。このことについて、内部監査で「内部統制上のリスク」と指摘されるというケースも実は多いです。

 

 

 

【SAP ERPパッケージ運用の改善策】メンテナンスツールの導入で効率化を

Q.それでは、そういった運用方法を改善するためには、どういった対策が考えられるのでしょうか?

 

厚木:まず、「改善できる!運用事例①」に関してですが、一般ユーザーにはわかりにくく複雑であることから、多くの企業では、マスターデータ登録用のエクセルシートを回覧して入力したものを、情シスなどの担当部署が集約・チェックし、ERPへの登録作業を行っているケースが多く見受けられます。

また、入力後のチェックについても人手に頼っている部分が多く、これらの理由から、多くの人材を必要としてしまうのです。

多くの企業では、こういった不満や不具合を抱えたまま強引に運用しているともいえます。

厚木様

 

「改善できる!運用事例②」に関しては、理想的なのは、マスターデータの入力から決裁者の承認、ERPへのリリースまでが一体化された仕組みを構築することでしょう。
さらに外部からこの仕組みにアクセスすることができれば、外出先からでも即日承認することができ、決裁者全員の承認が取れた時点で自動的にERPへリリースされれば、人的ミスや悪意の入り込む隙は生じません。

上記のようなことを可能にしているのが、SAP ERPパッケージを効率良く運用するために作られた「Aerps MASTER Ace(アープスマスターエース)ver.1.0」です。
それまでは使い勝手の悪さを容認して強引に運用してきたSAP ERPパッケージのマスター運用を、かゆいところに手が届く使いやすいものへ変えてくれる手段であるともいえます。

 

 

 

 メンテナンスツール導入のメリットとは…?

Q. メンテナンスツールを導入することで解決できる課題はほかにもありますか?

 

厚木:当社の「Aerps MASTER Ace ver.1.0」では、ユーザーの所属部署や役職等に基づいて項目レベルでの権限制御が可能です。 入力したデータについては、システム・業務、双方の観点でのチェックが自動で行われ、入力ミスの防止が期待できます。

さらに、複数部署にまたがった登録・承認のワークフロー管理も可能です。全ての承認が済めば、自動的にERPへ反映されます。このため、データ品質を損なうことなく、業務ユーザーのみでマスター運用を完結させることが可能になります。

また「Aerps MASTER Ace ver1.0」の大きな特長といえるのが、マスターメンテナンスをWeb画面から実施できるという点。SAP ERPパッケージ向けのメンテナンスツールのなかで、これを可能としている製品はほかにはありません。

 

 

 

「Aerps MASTER Ace ver.1.0」で課題を解決!

厚木様

Q. 導入事例をご紹介くださいますか。

 

厚木:「Aerps MASTER Ace」の前バージョンとなる「Aerps MASTER ver.1.0」をご採用いただいている企業様のうち、アズビル株式会社様の事例をご紹介します。ぜひ、以下のURLよりご覧ください。

[参考URL]
 http://www.ines-solutions.com/article/2017/03/15/103

「Aerps MASTER Ace」は、SAP ERPパッケージを採用されている企業でマスターデータ運用管理に課題を抱えている担当者様、特に製造業界の企業様にはおすすめのメンテナンスツールといえます。

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