【連載】自治体・企業の業務を変革する「AIエージェント」活用実践　第2回

～「使う」から「任せる」へ。業務自動化の新しいアプローチ～

DXを阻む「システムの分断」とは？手作業のコピペ業務をなくすAIエージェントの活用法

皆さんの職場では、こんな光景が日常茶飯事になっていないでしょうか？
・「左の画面（メール）の内容をコピーして、右の画面（基幹システム）に貼り付ける」
・「システムからCSVデータをダウンロードして、Excelで加工して、別のシステムに取り込む」
実は、これこそが日本のDX（デジタルトランスフォーメーション）を阻む最大の壁、「システムの分断」です。

1.現場を疲弊させる「人力解決」の現状

2.システムがバラバラな現場こそ、AIエージェントの出番

3.APIやRPAで橋渡しする「つなぎAI」の仕組み

現場を疲弊させる「人力解決」の現状

多くの自治体や企業では、業務ごとに優れたシステムが導入されています。
・外部とのやり取りは「メールソフト」や「チャットツール」
・データの集計・管理は「Excel」
・業務の中枢は「基幹システム」や「人事・会計システム」
しかし、これらは別々の島のようにサイロ化しており、お互いに連携していないことがほとんどです。システムがつながっていないため、その隙間を埋めているのは「人間」です。
職員や担当者が、「つなぎ役」となり、目視確認と手作業のコピペでデータを移動させています。これには2つの大きなリスクがあります。

1. 時間の浪費：単純作業に多くの時間を奪われ、本来行うべき「企画・立案」や「住民対応」などのコア業務が圧迫されます。
2. ミスの誘発：人間である以上、転記ミスや入力漏れはゼロにはできません。その修正にまた時間がかかります。

「DXで効率化！」と叫ばれても、現場ではシステムが増えるたびに、むしろこの「つなぎ作業」が増えている矛盾さえ起きています。

システムがバラバラな現場こそ、AIエージェントの出番

「じゃあ、全てのシステムを統合して、一つに作り直せばいい」そう思うかもしれませんが、それには莫大なコストと数年の時間がかかり、現実的ではありません。
そこで活躍するのが、以前ご紹介したAIエージェント、「つなぎAI」です。つなぎAIは、既存のシステムを「壊さず」に、隙間を埋めることができます。
人間が画面を見て操作するように、つなぎAIもツールを操作できます。

・「メールの内容を読み取る（理解）」
・「必要な情報を抽出する（判断）」
・「基幹システムに入力する（操作）」

これまで人間が「目で見て、頭で判断して、手を動かしていた」一連のプロセスを、つなぎAIが肩代わりしてくれるのです。システムがバラバラに分断されている現場ほど、この「柔軟なつなぎ役」であるAIエージェントを投入する価値は高まります。

APIやRPAで橋渡しする「つなぎAI」の仕組み

では、具体的にどうやってつなぐのでしょうか？「つなぎAI」は、Difyのプラットフォームを司令塔にし、API（システム連携の窓口）やRPA（操作ロボット）を組み合わせて実現します。
例えば、「申請メール処理」を例に、具体的な動きを見てみましょう。

【Before：人間がやっていた作業】

1. メールを開き、添付された申請書（PDF）を目視確認。
2. 申請者の氏名を基幹システムで検索し、台帳と照合。
3. 問題なければ、システム画面を開いて申請内容を手入力。
4. 「受付完了」のメールを作成して返信。

【After：「つなぎAI」がやること】

1. 受信・読解（生成AIの脳）：メールが届くと、AIエージェントが自動で内容を読み込みます。PDFの中身もOCR（文字認識）でテキスト化し、「これは〇〇の申請だ」「住所はここ、氏名はここ」と理解します。
2. システム照会（API連携）： AIが基幹システムに裏口（API）からアクセスし、「この氏名の人は台帳に存在するか？」を瞬時に確認します。APIがない古いシステムの場合は、RPAを使って画面操作を代行させることも可能です。
3. 判断・入力（エージェントの判断）：データが正しければ、AIが自動でシステムへの登録処理（書き込み）を行います。もし記載内容に不備があれば、「担当者に確認依頼チャットを送る」という判断をします。
4. 完了報告（メール生成）：処理が終わったら、申請者への「受付完了メール」の文面を作成し、自動送信します。

人間は、AIが「判断に迷った時」や「最終承認」のボタンを押すだけ。これまで1件あたり10分〜20分かかっていた一連の作業が、わずか数秒で完結します。これが、システムとシステムをAIで縫い合わせる「つなぎAI」の姿です。

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第1回　

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