【埼玉県久喜市様】滞納処分の優先順位づけや、不履行者への適切な催告が可能に

異動などによる事務効率の低下を阻止したいという久喜市様のご要望に対し、アイネスはWebRingsによってプラスアルファの改善を実現しました。

◆アイネスに要望したこと

業務継続の円滑化に期待した

【Q】システム導入前の課題はどのようなことでしたか？

【A】どんな組織にもあることと思いますが、久喜市においても職員の人事異動が実施され、それに伴って人員が削減されることもあります。しかし、行政サービスは日々行われますので、新しい職員、少数の職員であっても、適切なサービスを提供するためには、業務効率を下げるわけにはいきません。 この課題を解決するため、アイネスのシステムを導入することを決断しました。

◆アイネスの対応

担当SEとの意思統一がうまくできた

【Q】SEの対応はいかがでしたか？

【A】私たちの要望に対して迅速に対応していただき、業務計画に沿ったシステム構築ができたと思います。アイネスは、業務ごとに専属の担当SEが対応してくれるので、仕事を進めるうえでも、私たちとの意思統一をうまく図ることができました。意思統一ができたことによって、私たち行政の業務方針をしっかりと理解していただき、そのおかげで業務計画に沿ったシステム構築と運用が実現できたものと思っています。

滞納者の状況把握や調査の効率もアップ。
組織対応ができるので、業務の一貫性が高まりました。

◆システム導入後の変化

個人管理から組織管理へ移行できた

【Q】導入されて、現場ではどのような変化がありましたか？

【A】世帯情報、所得、調査の状況など、個別データを取得できるようになりました。特に管理面では、従来の個人管理をやめ、徴収係全体を管理するためのオペレーターを置くことで、職員の動きが円滑になり、進捗状況が管理しやすくなりました。実態調査や財産調査の結果については、紙によるファイリング管理から、システムで管理できるようになりました。こうしたことにより、職員全員が個人情報を確認し、滞納処分の判断材料にできるようになりました。また、業務方針も明確化でき、個人単位の滞納処分に一貫性を持つことができました。催告では決められた書式の催告書を送付するだけでなく、事案ごとに久喜市独自の文面を送付できるようになり、これまでの機械的な文面に比べ、より市民に訴えることができるようになりました。

◆導入で得られた効果

調査作業の効率化を実現

【Q】どのような点が改善されましたか？

【A】今まで滞納者の状況を把握するのに時間がかかっていたため、滞納者の個別情報をまとめるのに限界がありました。しかし、EUC機能を取り入れたことで、滞納者全員の情報が取得できるようになりました。給与調査や全店調査についても、システム導入前は、年間2,000件が限界でしたが、導入後はすでにそれをはるかに上回る件数を処理できています。また、毎日、最新の調査状況と滞納状況を抽出できるので、滞納状況をリアルタイムで把握できるようになりました。しかも、所得別・地区別・業種別・階層別・年齢別など必要に応じてさまざまな切り口から情報を抽出できるので、滞納者に優先順位を付けることが可能になり、重点的に滞納処分を進めることができるようになりました。また、分納誓約や給与差押の履行状況が取得できるようになり、不履行者への催告を迅速に行えるようになりました。

◆今後への期待

より優れた業務運営に向けて取り組んでほしい

【Q】今後、アイネスに対しどのようなことに期待していますか？

【A】アイネスは各業務に専属の担当者を設けているので、私たち行政との意思統一が図られていると思います。意思統一ができているからこそ、私たちの要望に迅速で的確な対応が可能になり、業務方針や業務計画に沿ったシステム構築や運用ができるのだと感じています。システムの特性と業務内容とのギャップを補っていくのは、「人と人のコミュニケーション」ではないでしょうか。円滑なコミュニケーションを取るために、私たちは担当SEに対して電話や電子メールだけでなく、月に２～３回は来ていただいて、直接現場を見ていただくようにしています。そうして、SEに行政の業務内容をしっかりと把握していただくことで、システムと自治体業務とのギャップを埋め、さらに新しい視点から改善していただきたいと考えています。

今回、ご紹介しましたアイネスのWeb型総合行政情報システム「WebRings（ウェブリングス）」について、より詳しい内容をお知りになりたい方は、こちらからお問い合わせください。