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ITお役立ち情報
2016/05/23

ビジネスメールを効率よくさばく3つのポイント

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ビジネスのコミュニケーションツールとして、なくてはならないビジネスメール。取引先や社内との直接的なやりとり以外にも「CC」で送られてくる情報共有メールやメルマガ、広告メール、中にはありがたくない迷惑メールなど、さまざまなメールが受信されます。一日100通以上のメールが受信されることも珍しくありません。

あっという間にメール一覧に埋もれていく新着メールから必要なメールを選別し、内容を確認したうえで素早く返信することがビジネスメールの基本的なマナーです。

 

ここでは、ビジネスメールを効率的にさばくためのちょっとしたコツを3つご紹介します。

 

 

コツ1 : 返信はためず、受信したことをまず連絡

送信したメールがあなたの気づかないところで迷惑メール検知機能にひっかかってしまっていたり、添付ファイル容量が大きすぎて相手にメールが届いていなかったりといった、メール不達の失敗経験をお持ちの方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。受信相手がメールを開いたときに、「開封」通知を送信者に自動送信してくれる機能を持ったメールソフトもありますが、「監視されている」といった不快感を受信者に与えかねませんのでこの機能の使用はあまりお勧めできません。

送信者としては、相手が確認したかどうか気になりますので、メール受信者が送信者に対する気遣いとして「受信連絡」を行うようにしましょう。

この連絡があるだけでも相手からの印象は大きく変わります。

 

届いたメール内容の判断に迷ったり、返信に時間がかかりそうな場合でも、「受信確認致しました。後ほど改めてご連絡致します。」といった一報を入れておきましょう。

 

このように、一旦返信をしておくことで返信を書く時間をコントロールし、メールの溜め込みを防ぐことができます。

  

 

コツ2 : メール振分け機能で大切なメールを見逃さない

広告やメルマガなどが入り混じる一覧を確認し、必要なメールを探しだすのは煩わしく手間がかかるものです。

これを解決してくれる便利な機能が「メール振分け」です。

「フィルタ」や「ラベル」「仕分けルール」など、メールソフトにより名称や操作方法が異なりますが、受信メールを自動で振り分けてくれる機能です。これを利用することで、大切なメールを見逃してしまうことを防ぎます。また、やりとりが一覧で簡単に確認できるのも、メール処理の効率を上げる大きなポイントです。

 

重要な取引先とのやりとりや社内メールなどは、この機能を利用して必ず振分け登録しておきましょう。

 

多くのメールソフトの振分け機能は先頭に設定されたものから順に処理されますので、優先して振り分けたいメールの仕分けルールやフィルタの設定は、なるべく定義の上部ににくるように設定しておきましょう。

 

また、これらの機能の実行は迷惑メールかどうか判定する前に行うメールソフトが多いため、一部のメールソフトの自動学習機能で起きる“迷惑メールフォルダへの振り分け間違い”を軽減することにもなります。

 

 

コツ3 : 頻繁なメールチェックはかえって非効率

連絡を待っている時など、ついつい気になってメールを何度もチェックしてしまいがちですが、こうした能動的なメールチェックも度を過ぎたり、習慣化してしまうとかえって仕事の効率を落としてしまいます。

チェックタイミングを朝、昼、夕方の3回にし、まとめてメールチェックするといった自分だけの確認ルールを決めることで、思い切って習慣を変えてみてはいかがでしょうか。

 

 大事な連絡を見落とさないための受動的な方法として、「新着通知機能」が有効です。

「ポップアップ機能」、スマートフォンや携帯電話への「新着通知転送機能」など、さまざまな機能がメールソフトに用意されています。これらの機能を用いることで通知された新着メールタイトルから開封が必要なメールかどうかを判断することができますので、大切なメールに効率よく返信することができます。

 

こういった受信メールチェックの方法に慣れてくると、タイトル(件名)の良し悪しがいかに重要かわかってくることでしょう。ですから、あなたが送信者になる際は是非とも受信者の気持ちになって、一目で要件がわかるよう、具体的かつ簡潔でわかりやすいタイトル(件名)を付けるよう心がけましょう。

 

こうした「コツ」を自分のものにすることで、メール処理の効率が大きく上がるのみならず、メールを中心としたお互いの関係や仕事も円滑に進むでしょう。

 

一日中、メールの処理に悩まされることのないように工夫してみてはいかがでしょうか。