AI議事録作成ツールとは？主な機能や選び方を解説

AI議事録作成ツールとは、会議の音声をテキスト化して議事録を作成できるツールのことです。AI議事録作成ツールを導入することで、担当者は議事録作成に気を取られることなく会議に参加でき、スピーディかつ正確な議事録を作成・共有することができます。

とはいえ、AI議事録作成ツールにはさまざまなものがあるため、「AI議事録作成ツールがあれば何ができるようになるのか知りたい」「どのAI議事録作成ツールを選べばいいのかわからない」といった声が上がっています。

そこで本記事では、AI議事録作成ツールの基本的な機能や導入のメリット、ツールの選び方について解説します。導入したAI議事録作成ツールを効果的に使うためのコツも紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

AI議事録作成ツールとは

AI議事録作成ツールとは、会議・商談・ミーティングなどの音声をAIが読み取り、自動で議事録を作成できるツールのことです。会議音声の録音データをアップロード、あるいは直接会議音声を入力すれば、AIが音声をテキスト化して議事録を作成します。

単なる文字起こしとは異なり、議事録としてまとめられるのはAI議事録作成ツールの特徴です。声から発言者を特定して発言をまとめたり、会議で決まったことをリスト化したりする機能を備えたものもあります。

AI議事録作成ツールを導入するメリット・デメリット

AI議事録作成ツールを導入するメリットとデメリットを紹介します。AI議事録作成ツールを導入する主なメリット・デメリットは以下のとおりです。

メリット

・議事録作成にかかる工数を削減できる
・作成者によらず一定の品質の議事録を作成できる
・議事録を関係者に簡単に共有できる

デメリット

・導入・運用にコストがかかる
・必ず人の手による調整が必要になる

AI議事録作成ツールを導入するメリット

AI議事録作成ツールを導入する一番のメリットは、議事録を作成する工数の削減です。

従来のように人の手で議事録を作成する場合、作成に手間と時間がかかるほか、議事録作成に気を取られ会議に参加しにくくなります。AI議事録作成ツールを導入すれば、担当者は会議にしっかり参加しながら、スピーディに議事録を作成・共有可能です。

また、一定のクオリティの議事録を作成できるのもAI議事録作成ツールの強みだといえます。人が作成する議事録は、作成者によって記載する内容に違いがあったり、聞き逃しがあったりするのも課題です。

AI議事録作成ツールなら、誰が使っても品質の高い議事録を作成できます。内容の記録だけでなく、要約・翻訳・タスクの抽出などもこなせるため、議事録作成に高いスキルは必要なくなるでしょう。

議事録を簡単に共有できるのも、AI議事録作成ツールを導入するメリットです。手作業で作成した議事録は、メール送付やフォルダ保存の手間がかかります。AI議事録作成ツールを使えば、共有用リンクなどを自動生成して議事録を簡単に共有可能です。

AI議事録作成ツールを導入するデメリット

AI議事録作成ツールを導入するデメリットは、コストがかかる点です。精度や機能性に優れたAI議事録作成ツールの導入には、月額料金や初期費用がかかります。特定の機能にはオプション料がかかるケースもある点には注意してください。

とはいえ、手動で議事録を作成するよりも工数を削減できます。適切な料金のツールを選べば、手動で議事録を作成する人件費などを考慮するとコストメリットはあるといえるでしょう。

AI議事録作成ツールの主な機能

AI議事録作成ツールには、主に以下の5つの機能が備わっています。

それぞれの機能で何ができるのかを確認し、自社に必要な機能をリストアップしておきましょう。

音声の文字起こし

音声の文字起こしは、AI議事録作成ツールの基本的な機能です。アップロードした音声データをAIが認識してテキストデータに変換します。

ツール自体に録音機能が備わっているものや、会話をリアルタイムで文字起こしできるものなど、何ができるかはツールによってさまざまです。近年はAIによる音声認識技術も進歩しており、精度の高い文字起こしができるようになってきています。

議事録の作成・共有

単なる文字起こしではなく、議事録として仕上げられるのがAI議事録作成ツールの特徴です。例えば、自動話者分離機能を活用することで、議事録で重要な「誰が何を言ったか」を明確に区別できます。発言内容や議題によって、タグ付けや分類機能で内容を整理できるのもわかりやすい議事録作成に役立つでしょう。

AI議事録作成ツールでは、関係者への議事録の共有も可能です。議事録のテキストデータやリンクを関係者へ送付したり、クラウドに保存して関係者が閲覧・編集できるようにしたりできます。議事録の作成から共有まで一貫して自動化できるのは、AI議事録作成ツールの強みです。

議事録の要約

AI議事録作成ツールでは、議事録の要約も可能です。長時間にわたる会議や話題が複雑に入り組んでいた打ち合わせであっても、重要なところだけを抽出してまとめることができます。

議事録の要約は、議事録作成時に時間がかかる作業のひとつです。また、人によって要約内容に差が出やすいともいえます。AI議事録作成ツールを導入すれば、スピーディかつ正確な議事録の要約が可能です。

タスクの作成

議事録内容からのタスクの抽出もAI議事録作成ツールの便利な機能のひとつです。会議における「誰がいつまでに何をする」という重要な決定事項をタスクとして抽出できます。正しくタスクを抽出しておくことで、その後の業務を効率的に進められるでしょう。

また、抽出したタスクを関係者に共有することも可能です。リマインド機能でタスクの実行漏れを防ぐなど、議事録をより効果的に活用できます。

外国語の翻訳

多言語対応のAI議事録作成ツールなら、外国語での発言も翻訳して議事録にまとめられます。多国籍のメンバーで構成されたチームの打ち合わせや、海外の顧客との商談などの議事録を、関係者全員が理解しやすい言語に翻訳して作成可能です。

リアルタイムで翻訳できるツールなら、議事録としてはもちろん、会議中の発言を理解するためにも役立ちます。特に、外国語での議事録作成ができるスタッフが限られている企業・チームにおいては、翻訳機能付きのAI議事録作成ツールが役立つでしょう。

AI議事録作成ツールの選び方

次に、AI議事録作成ツールの選び方を解説します。選び方のポイントは以下の6つです。

音声認識の精度

音声認識の精度は、AI議事録作成ツールの重要なポイントです。発言内容を正確にテキスト化できないツールを選んでしまうと、手動で編集する手間がかかります。ツールを導入するメリットをしっかり得られるように、音声認識の精度が高いものを選びましょう。

AIの学習機能もチェックしておきましょう。AI議事録作成ツールには、音声データのテキスト変換を繰り返していくうちにテキスト化の精度が上がっていく学習機能があります。専門的な用語や言い回しを学ぶことで、ツールの使い勝手が改善されていくでしょう。

一般的なAI議事録作成ツールには辞書機能が備わっています。辞書機能は、事前に専門用語などを登録しておくことで、AIの音声認識精度を高められるものです。専門的な言葉が飛び交う会議で使うなら、辞書機能の充実度にも注目してツールを選びましょう。

使いやすさ

音声認識の精度や機能性だけでなく、使いやすかどうかも大切です。操作性やUI、導入のための準備の簡単さなどをチェックして、スタッフが使いやすいものを選びましょう。

操作性について特に確認しておきたいのは、起動・停止の速さです。会議中には、議事録に記録すべきタイミングとそうでないタイミングがあります。簡単な操作で素早く起動・停止できるAI議事録作成ツールなら、複雑な会議の流れにも対応可能です。

なお、AI議事録作成ツールには、一定の期間・機能を無料で試用できるものもあります。使いやすさを確認してから導入を検討したい場合は、試用版があるものをチェックしてみてください。

機能

AI議事録作成ツールは、必要な機能を備えているものを選びましょう。例えば、海外の取引先や顧客との打ち合わせ・商談が多い場合は、多言語翻訳機能が必須です。社内での進捗会議などに頻繁に使うのであれば、タスク抽出機能があると便利です。

また、過去の議事録を閲覧する機会が多いのであれば、議事録の検索機能が役立ちます。議事録を活用しやすいようにアレンジしたい場合は、自由に編集・加工ができるツールを選びましょう。複数のユーザーが同時に編集できるものなら、チームでの作業効率が向上します。

AI議事録作成ツールには、他にも以下のようにさまざまな機能が備わっています。議事録を作成するシーンや議事録の活用方法を考慮して、必要な機能をリストアップしてみてください。

＜AI議事録作成ツールの機能例＞

料金

AI議事録作成ツールの利用には、無料版と有料版があります。無料版でも十分便利に使えるツールはありますが、音声認識の精度や機能の充実度を重視するのであれば、有料版のツールを利用するのがよいでしょう。

有料のAI議事録作成ツールを選ぶ場合は、月額料金や初期費用などかかるコストを明確することが大切です。たとえ機能性が高くても、月に数回しか使わないのであれば高価なツールを使ってもコストメリットは低いといえるでしょう。

また、有料AI議事録作成ツールには、料金プランごとに利用時間が制限されているものもあります。月の会議・商談・打ち合わせなどの頻度を整理して、毎月無駄なコストをかけずに使えるツールを選ぶことも大切です。

セキュリティ

社内外の重要な会議・商談の情報を扱うAI議事録作成ツールは、製品もしくはサービス内容をよく確認し、セキュリティ対策が整備されているものを選びましょう。簡単にデータを盗み見されたり、改ざんされたりするリスクがあるツールを業務に使うのは困難です。

作成した議事録の閲覧や編集の権限を設定できるものがおすすめです。また、暗号化通信技術が備わっているかどうかも、公式サイトなどでチェックしておきましょう。

他ツールとの連携

AI議事録作成ツールは、普段使っている別のツールと連携できるものがおすすめです。特に、オンラインでの会議に使うのであれば、使っているWeb会議ツールと連携できるものを選びましょう。

AI議事録作成ツールを活用する際のコツ

AI議事録作成ツールを効果的に活用するにはいくつかのコツがあります。ここでは、よりAI議事録作成ツールの利便性を活かすための以下の4つのコツを紹介します。

・音声を集音する環境を整える
・辞書機能やAI学習機能で精度を高める
・最終的には人の手で調整する必要がある
・バックアップを用意する

音声を集音する環境を整える

AI議事録作成ツールの文字起こしの精度には、音声データのクオリティが重要です。したがって、周囲のノイズが入り込みにくい指向性マイクを使い、必要な音声だけを集音できるようにしましょう。

また、音声を録音する環境も大切です。いかにマイクやAI議事録作成ツールの性能がよくても、騒がしい環境ではどうしてもノイズが入ってしまいます。できるだけ静かな場所で使うようにしましょう。

辞書機能やAI学習機能で精度を高める

専門的な用語・言い回しが多い会議や打ち合わせに使うなら、辞書機能やAI学習機能を活用して精度を高めていく必要があります。音声認識精度が高いツールでも、一般的でない用語や言い回しは必ずしも正しいテキストに変換できるとは限りません。

AI議事録作成ツールの導入後もツールに任せっきりにするのではなく、業界特有の特殊な用語や、テキスト化に失敗した言葉などは辞書に登録するなど対策をしましょう。

最終的には人の手で調整する必要がある

テキスト化の精度が高いAI議事録作成ツールを使ったとしても、人の目による作成した議事録のチェックは必須です。仕上がりを過度に信用せず、必ず人の目で確認してから共有しましょう。

手動で編集・調整する工数をあらかじめ想定しておくことも大切です。AI議事録作成ツールを使えば議事録の作成自体はすぐに完了しますが、チェックにはある程度時間がかかります。議事録の確認・編集に割ける工数から、採用するAI議事録作成ツールの精度をチェックするとよいでしょう。

バックアップを用意する

AI議事録作成ツールを使うときは、必ずバックアップを用意しましょう。万が一、マイクが起動していなかったり録音したデータが消えてしまったりしたとき、AI議事録作成ツールだけだと大切な会議内容を記録できなくなってしまいます。

バックアップは、スマホでの録音やメモなど簡単なもので問題ありません。仮にAI議事録作成ツールが機能しなかったとしても、バックアップがあれば最低限の議事録は作成できるでしょう。

まとめ

本記事では、AI議事録作成ツールの主な機能や選び方について解説しました。AI議事録作成ツールは、会議音声をテキスト化し、議事録としてまとめられる便利なツールです。手間と時間をかけずに、誰でも簡単に正確な議事録を作成できます。

AI議事録作成ツールにはさまざまなものがありますが、音声認識の精度・使いやすさ・機能・料金・セキュリティ・他ツールとの連携などをチェックして選びましょう。自社の利用シーンに合うものを導入すれば、議事録作成の業務効率化が見込めます。

また、AI議事録作成ツールを効果的に使うには使用環境が重要です。集音にはノイズが入り込みにくい指向性マイクを使用し、できるだけ静かな環境で会議をするなど工夫をしましょう。万一のトラブルに備えて、バックアップを用意しておくことも大切です。

なおアイネスでは、AIを活用した自治体相談業務支援サービス「AI相談パートナー」を通して、自治体における相談業務の効率化を支援しています。

AI相談パートナーのサービス機能

会話の自動テキスト化（文字起こし）機能

AI音声認識技術を用いて、会話内容をリアルタイムに自動でテキスト化（文字起こし）します。テキスト化した内容は保存できるので、相談記録票を作成する時に活用でき、そのまま関係者に共有可能です。

職員支援ガイダンス表示機能

相談対応中の会話内容に応じて、相談対応に役立つガイダンスを表示します。ガイダンス内容は、深堀してヒアリングすべき項目、関連行政サービス情報、関連法案等です。

記録票作成サポート機能

テキスト化された会話内容に対し、個人が特定される恐れのある情報を自動でマスキングします。
相談業務で必要とされる観点要約により、相談員の業務負荷を圧倒的に削減します。

AI相談パートナーは、低コストでのスモールスタートも可能です。文字起こしアプリ・ツールの導入を検討している自治体関係者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

【お問い合せ先】
今回、ご紹介しましたアイネスの「AI相談パートナー」について、より詳しい内容をお知りになりたい方は、下記からお問い合わせください。

※ 本文に掲載されている会社名・団体名および製品名は各社または団体等の商標または登録商標です。

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