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自治体向けの「行政手続きのデジタル化」サービス「手続きBaton」の導入効果とは？自治体の課題や活用事例も併せて解説

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公開日2024/05/08

更新日2024-05-08T17:47:50+0900

自治体向けの「行政手続きのデジタル化」サービス「手続きBaton」の導入効果とは？自治体の課題や活用事例も併せて解説

自治体ではオンライン申請や書かない窓口など、さまざまな形で積極的な業務のデジタル化が進められています。しかし、中でも申請業務のデジタル化では紙申請と電子申請の分断管理や、確認作業のための電子申請データの印刷作業など、住民サービス向上の一方で、自治体職員の負担が増加しています。

自治体業務を効率化する「手続きBaton」は、申請業務を効率化し、職員負担の軽減とサービス品質の向上をはかる上で効果的なソリューションです。

本記事では、自治体の抱える課題や「手続きBaton」がもたらす3つの主要な導入効果、具体的な活用事例について解説します。

自治体の抱える課題

デジタル田園都市国家構想交付金の支援を受けて、自治体ではオンライン申請の推進、書かない窓口の設置、AI-OCRやRPAの導入など、自治体業務のデジタル化が進んでいます。

デジタル化への取り組みは、申請プロセスの省力化と住民の利便性向上を目的としていますが、同時に下記のような新たな課題も引き起こしています。

・紙申請と電子申請の分断管理
・確認作業のための電子申請データの印刷
・依然として手作業のままのバックオフィス業務

デジタル化は多くの現場で業務の効率化やコスト削減に貢献していますが、これまで存在しなかった電子申請データを管理するために、一部の現場では新たな作業が発生しています。

これらの課題を解決するためには、紙申請と電子申請を統合的に管理し、印刷を行わなくても申請データの内容を確認できるソリューションの導入が不可欠です。また、依然として手作業のままのバックオフィス業務をデジタル化できれば、さらに業務効率は向上します。

「手続きBaton」の導入効果

上記の課題解決に向けて、行政手続きの効率化を実現するためにおすすめのソリューションが、アイネスの提供する「手続きBaton」です。

「手続きBaton」は、児童手当や保育所の入所申請など、各種申請データを業務システムに登録するまでの一連の行政手続きについて、エンドツーエンドでのデジタル完結に向けた各種機能を提供しています。

ここでは、「手続きBaton」の3つの導入効果を解説します。

バックオフィス側での申請状態がひと目で一元的に確認可能

「手続きBaton」の導入により、自治体のバックオフィス業務における申請管理を大幅に改善できます。

従来、職員は複数のシステムや紙の記録を参照しながら申請状況を把握していました。しかし、「手続きBaton」を導入すれば、すべての申請状態をひとつのインターフェース上で把握できるようになります。

申請の受付から処理、完了までの各プロセスはダッシュボードによって直感的に確認でき、処理が遅れている申請や、作業に漏れがないかなどを一元的に管理できます。

そのため、職員は申請業務に問題が発生した際にその問題個所をすぐに特定できるので、より迅速な対応が可能になります。結果として、申請処理が効率化され、住民へのサービス提供スピードも向上します。

宛名特定、データチェックが申請データ取込時に自動で完了

「手続きBaton」における有効な機能のひとつが、申請データの宛名特定とデータチェックです。

申請データがシステムに登録されると、自動的に宛名を特定します。同時に、入力データの整合性や必須項目の欠落などを自動チェックして、誤りや不備がある場合はエラーデータとして管理されます。

「手続きBaton」がこれらのチェック作業を自動的に行ってくれるので、データ確認にかかる時間と労力を大幅に削減でき、入力ミスによる遅延や手戻りを削減できます。また、前述のように、申請状況はダッシュボード画面でリアルタイムに確認できるため、職員は作業の処理計画をより効率的に立てられます。

添付資料が一元的に確認可能

添付資料のイメージもシステムに取り込めるため、システム内で一元的に確認できる点も、「手続きBaton」のメリットです。

従来、職員は紙で送付された申請書類を手に取り、一件ずつ内容を確認する必要がありました。しかし、「手続きBaton」を導入すれば、すべての申請データにシステム上でアクセスできます。

必要なデータを素早く検索できるため、書類を探すために費やす時間の削減につながるだけでなく、紙の書類を紛失するリスクも低減できます。

機能の紹介

「手続きBaton」は、現場の申請業務を効率化するための機能をいくつか備えています。ここでは、6つの特長の概要と、導入時の費用対効果について解説します。

「手続きBaton」の7つの特長

「手続きBaton」は、業務の効率化と精度向上を支援するためのさまざまな機能を備えたシステムです。下記の7つの特長により、自治体の手続き関連業務をスムーズかつ正確に行うことが可能になります。

1. 宛名特定: 申請書や文書の宛名を自動で特定します。今まで他のシステムの照会等により負荷のかかっていた宛名特定作業を大幅に軽減できるとともに、申請者の取り違えを防ぎ、ヒューマンエラーの発生件数を削減します。

2. データチェック: 申請データを自動でチェックし、誤りや不整合があればエラーデータとして管理します。職員はそのエラーデータを確認するだけで、業務効率化だけでなく、手続きの進行中に発生する可能性のあるエラーを事前に防止できます。

3. データ補正: 申請内容に応じて、業務システムに登録するための補正を実施します。「手続きBaton」から業務システムへそのままのデータで登録できるため、業務システムの改修を軽減することが可能です。

4. レイアウト調整: 申請データのレイアウト変更や、業務システムの取り込みフォーマットが変わった際も、職員でのデータレイアウトの変更が可能なため、職員の利便性向上に有効です。

5. イメージデータの取り込み：添付ファイルのイメージデータも取り込むことが可能で、システム上で申請データと添付資料を一元的に確認が行えます。これにより原票確認作業も大幅に軽減可能です。

6. 申請状況確認: 申請状況をリアルタイムで追跡し、進捗状況をひと目で確認できるダッシュボードを提供します。可視性が高く、作業の計画と管理を容易にします。

7. メンテナンス機能: 管理者権限にてデータレイアウトの変更や、各種チェック機能についても職員で修正可能なユーザーインターフェースとしています。簡単な法改正等の対応は保守ベンダーに依存することなく職員で対応が可能となります。

上記のように多種多様な機能を搭載した「手続きBaton」は、これまで課題となっていた現場の業務効率化や負担軽減の解消に大きく貢献します。

費用対効果

「手続きBaton」を利用することにより、ミスの削減や作業の心理的な不安の軽減が期待できます。ミスによる手戻りで不要な作業時間が発生するのを防ぐとともに、心理面の負担軽減によって職員の業務負荷軽減にもつながります。

また、DXを推進している自治体においては、業務改革の一環として導入するのも効果的です。申請業務の各プロセスを統合的に管理できるようになるため、庁内全体の業務効率化や生産性向上に寄与するだけでなく、管理業務の効率化や業務標準化にも有効です。

業務適用事例

ここからは、実際に「手続きBaton」を業務に適用する具体的な事例を2つ紹介します。

現場に負担がかかりやすい児童手当の申請業務と保育の入所申請業務を効率化する例について解説しますので、業務効率化にお悩みの方や、これからシステム導入をお考えの方はぜひ参考にご覧ください。

児童手当（県電子申請＋AI-OCR）＋「手続きBaton」

児童手当の申請業務において、県電子申請システムとAI-OCRに「手続きBaton」を組み合わせることで、バックオフィス業務を効率化した自治体様の事例をご紹介します。

従来のバックオフィス業務では、宛名突合作業やエラーデータの確認作業に膨大な時間と労力を要していました。そこで、「手続きBaton」の導入によって確認作業を自動化し、実作業時間の大幅な削減に成功しています。

児童手当の現場では、バックオフィスにおける作業内容、トレーニングの分岐、紙・データの管理などさまざまな課題が存在しています。「手続きBaton」による自動化で、後続の業務システムに向けた宛名突合作業の大幅な軽減、エラー分の確認で確認作業の大幅な削減が期待できます。

保育所の入所申請＋「手続きBaton」

保育所の入所申請手続きは、年間を通じて多くの時間と労力を要する負荷の高い業務です。「手続きBaton」を活用することで、このプロセスを大幅に効率化できると考え、現在、現場での実用化に向けて実証試験を行っています。

前述のように、「手続きBaton」を使用すると、申請書類のデータを自動で読み取って手続きに必要な情報を正確に抽出できます。複数チャネルの申請データの受理、宛名特定、エラー管理を一元的に管理できるようになり、手作業によるデータ入力のミスが減少し、高品質で均一的な手続き情報の取得が期待できます。また、申請状況のリアルタイムな追跡や、書類の整理と管理が容易になるため、バックオフィスの業務効率が向上します。