【株式会社オオゼキ様】紙の伝票を電子化して2,000万円のコストを削減

【株式会社オオゼキプロフィール（2021年5月10日現在）】

オオゼキ様で扱うは伝票は紙が中心で、店舗側では日々の納品確認業務に1日当たり各売り場で100枚前後の伝票を処理していました。1人当たりの作業時間は30～40分にも及んでいたといいます。また、チェック業務が終わった伝票は、店舗控え用と本部への送付用に分けて保管する必要があり、それぞれの保管スペースを確保しなければなりませんでした。店舗では3ヵ月ごとの棚卸まで、本部では法人税法で定められた7年間、保管する必要がありました。本部では、保管のために倉庫会社を契約し、毎月段ボール箱で35個もの伝票を送っていました。これに付随して、本部へ伝票を送付する定期便、到着した伝票の開封・仕訳作業などの人件費などを合計すると、紙伝票のために年間で2,079万円ものコストがかかっていたといいます。

システム技術統括本部　部長　鈴木 弘様

このため、毎朝、発注した品物が入荷すると、各売り場の担当者が伝票と品物を突き合わせて、正しく納品されているかをチェックする業務が発生していました。これに1日30～40分の時間がかかっていました。

寺西様：未登録の商品の値段を調べたい時や、売価を変更したい時などに、伝票を探すのも大変な作業でした。時には、何時間探しても見つからないことさえあり、ストレスになっていました。

宍戸様：紙の伝票だとデジタルのように検索することができないため、後から特定の日に特定の卸から納入された伝票を確認したい時など、1枚ずつ伝票をめくらなければならなかったのです。伝票は売り場ごとに日々100枚前後も発生するものですが、保管のためのファイリング作業は主業務ではないため、どうしてもおざなりになってしまいます。

鈴木様：入荷時のチェックが済んだ伝票は、店舗保管用と本部送付用に分割し、店舗保管用は各店舗の事務所で3ヵ月ごとの棚卸で使用するために保管します。一方、本部送付用は段ボール箱へ詰めて、社内便で本部へ送られます。本部では、経理部門がこれを毎日開封した上で、仕入れ部門ごとなどに仕訳作業を行い、法人税法で定められた7年間、保管していました。ただ、本部には41店舗の7年分の伝票を保管するスペースはとてもありません。そこで、貸倉庫に預けていました。これが毎月、毎月段ボール箱で35個もになりました。

貸倉庫代を始め、本部へ伝票を送付する定期便や、到着した伝票の開封・仕訳作業といった人件費を合わせて算出したところ、年間で実に2,079万円ものコストがかかっていることがわかったのです。これを0にすることは難しくても、せめて半分まで減らしたいと考えました。金銭的な意味合いだけでなく、本部・店舗それぞれの人員の作業負担を減らしたいという思いが強かったですね。

折しもコロナ禍の巣ごもり需要で一時的に売り上げが急増した後、徐々に元に戻りつつある頃。ネットスーパーや新業態での出店など、少しずつ新たな取り組みをスタートしているタイミングでした。

そこで、紙の伝票についてもタブレット端末を使った伝票チェックのシステムを実現できないかと考え、導入を検討し始めたのです。

Q.タブレット端末での伝票管理・運用を希望された理由を教えてください。

鈴木様：各店舗の事務所にも4～5台のPCは設置してありますが、スタッフ1人に1台、行き渡っているわけではありません。すると、使いたくても、スタッフの誰かがすでに使っていると作業ができないことがあります。また、店舗スタッフにはなるべく売り場に出る時間を作って、実際のお客様の反応を見て欲しいので、できるだけ事務所での作業は減らしたいのです。タブレット端末なら売り場で手軽に作業ができ、スタッフにとっても作業しやすいと考えました。

持ち歩きができる端末というとPDAやハンディターミナルなどもありますが、あまり小さな端末だと、画面上の制約があって使いにくい。持ち運びができる点と最低限の利便性を考慮した結果、タブレット端末という結論に達しました。

タブレット端末での伝票処理やデータでの伝票保管を決断されたオオゼキ様は、当初、パッケージソフトの導入も視野に入れていたものの、機能が十分ではないことから、スクラッチ開発を検討されたそうです。しかし、アイネスの提案により、EDIプラットフォームでの構築を選択。さらに、競合他社のタブレット端末導入事例などを参考に、自社が求めるシステムの具体的なイメージや条件を絞っていきました。

導入に当たり、あらかじめヒアリングしておいた競合他社の運用事例なども参考に、オオゼキ様のシステムとして求める機能や画面などの具体的なイメージを明確にした上で、現場スタッフの声を反映させるために、要件定義の段階からメンバーとして組み込んだといいます。プロトタイプへのフィードバックや、テストへも現場スタッフが参画した甲斐あって、実際の運用では大きなトラブルもなく、現場にスムーズに受け入れられたそうです。

Q.要件定義の段階で、具体的に出された希望はどのようなものでしたか？

鈴木様：ヒアリングしていた他社の例では、伝票の1品目ごとにサイン代わりの「確定」を押さないといけないなど作業効率の良くないケースもあったので、オオゼキでは全ての伝票を確認して問題がなければサインは1回で済むようにしたいと要望しました。

また、タブレット端末の横画面に、できるだけ表示項目や桁数を多く収められるよう要望しました。横スクロールの手間を省き、一画面で得られる情報を多くしたかったためです。

Q.導入にかかった期間はどのぐらいでしたか？

鈴木様：約半年で本番運用を迎えました。契約から約2ヵ月でプロトタイプが完成し、そこで、項目の表示などについて要望を伝えて改善してもらいました。たとえば、本来は商品コードが6桁なので、検索の際に入力の必要があるのですが、それでは手間なので「000066」なら「66」と入力すれば済むようにしてもらうなどです。とにかく、現場の負担軽減には徹底的にこだわりました。このように細かく調整していただいたおかげで、テスト導入時には現場に受け入れられるものが出来上がっていました。

第二商品本部　デイリー部門　課長代理　宍戸 悠帆様

導入前は、納品される品物の品目名や数量を把握するために、物流センターから各店舗へFAXを送ってもらっていたそう。これが伝票電子化システムへ直接データが送られるように変わったことで、タブレット端末から確認できるようになりました。この変化は、オオゼキ様だけでなく、物流センターの業務効率化にも寄与しているようです。

導入から約半年が経ち、すでにレンタル倉庫へ預ける伝票入りの段ボール箱の数は35箱/月から10箱/月までの削減を達成。年間コストについても、2,000万円まで削減できる見込みとの試算結果が出ています。何よりも、現場の業務負担が減り、特に“伝票を探す”ストレスから解放されたそう。

第二商品本部　グロッサリー部門　チーフ　寺西 亮太様

最大でも10分未満で済むため、20～30分の時短になりました。
その分、売り場に出て、商品チェックや品出しなどに当てられるようになりました。お客様との会話が増え、お客様に求められていることを提供できています。やはり、事務所にいる時間はできるだけ減らしたいので。

宍戸様：検索性が向上した点も大きいですね。導入前は、特定の商品を伝票から探すのに数時間かかることもあり、最終的に見つからなかったというケースもありました。これがストレスになっていました。伝票電子化システムでは伝票を検索できるので、未登録の商品の仕入値を探したり、納品数の確認したりといったことをスピーディに行えるようになりました。

鈴木様：伝票が発行された末日から翌月10日までの40日間はデータを保存しておきます。この間は、データの編集が可能です。その後は、自動的に「過去の参照」の検索データへと移り、この状態で7年間、保管されます。紙ではなく、データで保存できるようになった点も大きな成果ですね。また、副次的な効果として、改正電子帳簿保存法に対応可能な体制も実現できました。

導入パートナー　株式会社データ・アプリケーション

当社は、FTC（Fault Tolerant Computer）用ネットワークソフトウェアの開発・販売などを通して成長してまいりました。現在は、EDIの分野におけるマーケットリーダーの地位を確立しております。

今回、オオゼキ様には、アイネス様の伝票電子化システムの基盤としてACMS WebFramerの「Web-EDI」を採用いただきました。

これからも、私たちの製品・サービスが、企業間での電子商取引の迅速化、効率化に寄与していけるよう、努力してまいります。