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2022/07/11

改正電子帳簿保存法の対応方法-理解すべきポイントとその対応について-

改正電子帳簿保存法の対応方法-理解すべきポイントとその対応について-

組織や企業で取り扱う会計書類等のデジタル化、ペーパーレス化に対応するため制定された「電子帳簿保存法」が改正され、2022年1月1日に施行されました(電子取引データの出力書面等による保存については、2023年末までの猶予あり)。改正された電子帳簿保存法は、さまざまな要件が緩和されることとなり、企業や組織の会計業務の効率化や生産性向上につながる可能性もあります。この記事では、改正法の施行後における、理解すべきポイントや対応について紹介します。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、帳簿、決算関係書類、取引関係書類(見積書・請求書)などの国税関係帳簿・書類を一定の条件のもと電子データとして保存することを認める法律です。省略して「電帳法」と呼ばれることもあります。
国税関係帳簿・書類は、原則紙での保管が義務付けられていましたが、コンピュータを使用して書類を作成するのが当たり前になっていることや、インターネットを介した取引が普及していることから、納税者の帳簿保管に関する負担を軽減するために規制が緩和されたものです。電子帳簿保存法の対象には、以下のようなものがあります。また、帳簿・書類の保存方法は「電子データ保存」と「スキャナ保存」があり、保存方法によって保存の要件が異なります。

保存対象
種類
帳簿
仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、固定資産台帳、売上庁、仕入帳 など
書類
棚卸し表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収証 など
その他
(電子取引の取引情報)
取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、 その他これらに準ずる書類に通常記載される事項

電子帳簿保存法が改正される理由

電子帳簿保存法は1998年の施行以来、時代の変化に応じて改正が重ねられています。例えば、2015年には3万円未満の金額上限撤廃や電子署名の義務化廃止、2016年にはスキャナ保存要件が緩和(デジカメやスマホも対象に)、2020年にはキャッシュレス決済の領収書が不要になり、利用明細データが証憑として認められるようになりました。
商習慣のデジタル化に対応すべく変化してきた同法ですが、令和3年度の税制改正(令和4年1月1日施行)では、経済社会のデジタル化や経理の電子化による生産性向上、記帳水準の向上を目的に改正等が行われました。
これまで紙の会計書類を作成・保管していた企業や組織も、規制緩和により経理・会計のデジタル化に取り組みやすくなるため、ぜひ改正のポイントを押さえておきましょう。

電子帳簿保存法の改正ポイント

2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法の改正の要点を、いくつかの項目にわけてご紹介します。項目は「電子取引の保存の見直し」「事前承認制度の撤廃」「スキャナ保存のタイムスタンプ要件の緩和」「検索機能の要件緩和」「スキャナ保存の適正事務処理要件の廃止」「罰則規定の新設」の6つです。それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。

電子取引の保存の見直し

今回の改正で最も大きな変化がある電子取引の取引情報の保存に関する要件です。改正前までは、電子取引の記録について、電磁的記録、つまりデータの形で受領した場合は、印刷して紙で保存することも認められていました。これが、今回の改正で認められなくなり、データのまま保存しなければならなくなりました。例えば、メールなどで契約書や請求書のPDFを受領している場合は、「電子取引の保存要件」に沿った形でデータの保存が必要になります。
ただし、この対応が困難な企業のために、令和5年(2023年)末までの措置として、やむを得ない場合は印刷した書面での保存も認められています。

事前承認制度の撤廃

これまでは、電子的に作成した国税関係帳簿・書類を電子データで保存するためには、原則3カ月前までに税務署長に申請し、承認を受けることが必要でした。しかし、2022年1月1日以降は、事前承認は不要となりました。この緩和策により、事業者の事務負担が軽減されるため、これまで電子データ保存に取り組んでいなかった企業や組織も、デジタル化に踏み出しやすくなります。
また、電子帳簿の保存要件も、これまでは真実性と可視性の確保のため、詳細な保存要件(8項目)が求められていました。しかし、改正後は、正規の簿記の原則(一般的には複式簿記)に従って記録されることを前提として、最低限の保存要件(3項目)を満たせば電子データでの保存が認められることになりました。電子帳簿の保存要件(その他)で求められる3つの項目は以下です。

【電子帳簿の保存要件「その他」で求められる3項目】
・システム関係書類等 (システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
・保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること
引用元:国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました」

スキャナ保存のタイムスタンプ要件の緩和

取引先が作成・発行した紙書類のスキャナ保存に関しては、これまで受領者が自署したうえで、3営業日以内にタイムスタンプを付与し、2ヶ月 7営業日以内に記録項目を入力することが必要でした。しかし、改正法施行後は、下記のように緩和されました。

・受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要に
・タイムスタンプの付与期間が最長約2カ月と概ね7営業日以内に
引用元:国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました」

スキャナ保存の適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存に際し、内部統制や不正防止の観点から必要だった適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査、再発防止策の社内規程の整備など)も廃止されることになりました。
これまでは、紙の原本とスキャナ保存したデータの同一性を確認するため、定期検査での原本との照合が求められていましたが、これが不要となり、正しくスキャニングされていることを確認すれば、すぐに原本書類を廃棄できるようになりました。

検索機能の要件緩和

これまでは、電子帳簿・書類の保存要件として、詳細な記録項目にもとづく検索ができることが求められていました。この検索要件の記録項目が、2022年1月1日の改正法施行後は「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されることになりました。また、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合には、以前には必要であった「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」という機能の確保が不要となりました。

罰則規定の新設

スキャナ保存の規制が緩和される一方で、不正を防止するための罰則規定も新設されています。
改正法では、スキャナ保存が行われた国税関係書類に関して、隠蔽や仮装された事実があった場合には、申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される措置が整備されました。
同様の規定は、電子取引の取引情報を電子データで保存する際にも適用されます。

電子帳簿保存法改正のメリット

2022年1月施行した電子帳簿保存法改正のメリットは、事前承認制度の撤廃により、これまで電子データによる国税関係帳簿・書類の保存を行っていなかった事業者もこの制度を活用しやすくなったことでしょう。どのような事業者にとっても不可欠な会計業務からペーパーレス化を進め、デジタル化を促進していくことは、多くの企業・組織の業務を効率化し、生産性を高めることにつながることと思われます。
また、このたびの改正では、電子データの保存要件や検索要件、事務処理要件など、複雑で手間のかかる部分が大幅に緩和されています。このことは、今まで国税関係帳簿・書類の電子データ保存に取り組んでいなかった事業者にとっては、電子データ保存に関わるシステムの用意や社内規定の整備に関わるハードルが下がるというメリットがあります。また、すでに国税関係帳簿・書類の電子データ保存を行っている事業者にとっても、会計にかかわる事務作業が軽減できるという利点があるでしょう。

電子帳簿保存法の適用に必要な手続き

上記で紹介したように、これまでは電子帳簿保存法を適用するためには、原則3カ月前までに税務署長等に申請し、承認を受けることが必要でした。しかし、2022年1月からは、事前の申請・承認が不要になるため、電子帳簿保存法に基づいて国税関係帳簿・書類の電子データ保存を開始するための手続きはなくなります。
また、本改正にともない、詳細な電子帳簿の保存要件を満たして電子データの保存ができる事業者は「“優良”な電子帳簿の要件を満たす事業者」として、国税関係帳簿(優良な電子帳簿)に記録された事項に申告漏れがあった場合にも、その申告漏れに課される過少申告加算税が5%軽減される措置が整備されています。この措置の適用を受けるためには、所轄税務署への事前の届出が必要なため、注意が必要です。

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まとめ

本記事では、2022年1月1日から施行された電子帳簿保存の改正のポイントについてご紹介しました。電帳簿保存法は、その時々の商習慣の変化に応じて、改正や規制緩和が重ねられてきた制度です。ビジネスのデジタル化やDX(デジタルトランスフォーメーション)の流れを滞らせないためにも、制度のあらましや改正のポイントをよく理解して、組織の生産性向上に活かしましょう。

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