情シス業務はBPOで効率化！アイネスの情報システムBPO

サーバーやネットワーク機器、パソコン、タブレット、社用携帯といった会社のデジタル機器の管理・運用・保守を中心とする業務を担ってきた情報システム部門ですが、ICTを始めとするデジタル技術の活用による生産性向上やデジタルトランスフォーメーション（DX）が求められるようになった昨今、情報システム部門の業務は増加し、負担が大きくなっています。

そこで検討したいのがBPOの活用による業務効率化です。
本コラムでは、BPOの必要性と、当社がご提供できるBPOについてご紹介いたします。

情報システム部門が持つ課題

冒頭でも触れましたが、情報システム部門の業務は肥大化しており、負担が増大しています。情報システム部門が抱える課題を細かく見ていきましょう。

コロナウイルスによる業務増加

2020年は、新型コロナウイルス感染拡大のため、政府による初めての緊急事態宣言の発令があり、出勤者の7割削減が求められました。
この影響で、多くの企業の情報システム部門は急なリモートワーク導入の対応に迫られ、VPNなどリモートアクセス環境の整備に追われました。

オンライン会議やオンライン商談、さらにはオンラインイベントの環境整備まで対応しなくてはならず、奔走した方も少なくないでしょう。

かといって、その分、従来の業務が減ったというわけではないため、情報システム部門の業務は増加し、負担が増えました。

人員不足によるパフォーマンス低下

IT人材が不足しており、経済産業省が2018年9月に発表した「DX（デジタルトランスフォーメーション）レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」によれば、2015年ですでに17万人のIT人材が不足しているところへ、高齢化による定年退職、レガシーシステムの保守に人手が取られるなどの理由から、2025年には約43万人まで拡大すると予測されています。

人員が不足すれば、一人ひとりにかかってくる業務負担が重くなり、パフォーマンスは低下します。ただでさえ、中小企業では、複数人体制による情報システム部門を持つところが少なく、少人数の情シスや兼任情シスが大多数です。早急に業務負担を軽減する必要があるでしょう。

煩雑な業務が生む作業の属人化

先述の少人数の情シスのケースはもちろん、社内のITトラブルに対するヘルプデスク業務などは、社内のデバイスやネットワークなどを熟知していなければ対応できないため、属人化しやすいものです。

業務が属人化すれば、退職や異動などがあると引き継ぎが難しく、ユーザー部門の業務に影響が出る可能性もあります。

情報システム部門はDXにより圧迫？

冒頭でもお伝えしましたが、経済産業省もDXを推進する中、情報システム部門には既存業務に加え、DX推進が求められています。
経済産業省が18年12月に発表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX 推進ガイドライン）Ver. 1.0」の中で、DX推進サポートを専門に担う部門「DX推進部門」の設置を推奨しています。

DX推進部門は、経営層と各事業部門をつなぎ、経営層の描くDXを具現化すべく事業部門の取り組みを推進サポートする役割を持ちます。

同レポートに掲載の事例の中には、情報システム部門がDX推進部門となって、経営層からのトップダウンでDXが成功した企業が掲載されています。

情報システム部門が業務効率化する方法

こうした課題を抱える情報システム部門が、業務を効率化する方法とは、何でしょうか？
ここでは、3つの方法をご紹介いたします。

マニュアルや社内ポータルの活用

社内ヘルプデスクの対応工数を減らすために、マニュアルや社内ポータルを整備し、ユーザー部門が疑問を持ったらまずはマニュアルや社内ポータルを確認してもらうようなフローを確立しましょう。社内FAQページを立ち上げるのも良いでしょう。

情報システム部門では、これらを参照しても解決しなかった問い合わせのみに対応すれば良いため、工数が大幅に削減できる可能性があります。

チャットボットの導入

社内ヘルプデスクによく寄せられる質問で、回答が決まっているような問い合わせに対しては、チャットボットを活用するという方法もあります。

チャットボットとは、文字情報や音声を介して人と対話することを目的に作られたプログラムのこと。
人的リソースをさかずに社員の疑問やトラブルを解消できるようになります。

チャットボットの活用で働き方改革の実現を！

ノンコア業務のBPO

ノンコア業務とは、企業活動の根幹を成す「コア業務」に対する言葉で、それ単体では利益を生み出さないものの、コア業務をサポートするような業務を指す言葉で、定型化されているものが多いのが特徴です。

ノンコア業務をBPO（Business Process Outsourcing）することで、人材をコア業務に集中させることができ、コア業務の拡大が見込めます。

情報システム部門にとってのコア業務とは、DXのようなIT活用による生産性向上の企画などが該当し、ノンコア業務には、IT機器の運用管理や社内ヘルプデスクが該当します。

一方で、ノンコア業務は定型化されていることが多く、BPOしやすいともいえます。
属人化しやすい社内ヘルプデスクも、BPOを活用し続けることで、情報システム部門の人事異動に影響を受けなくなります。

アイネスのBPOがサポートする情シスの業務

ではここで、当社が情報システム部門に提供できるBPOについてご紹介していきましょう。

ヘルプデスク

社内の従業員からのIT関連の問い合わせへの対応を代行させていただきます。
マニュアルや社内ポータル、チャットボットだけでは解決し切れない問い合わせ内容に対しても、人が対応に当たることで解消可能です。

端末管理

新卒や中途採用で従業員が増えるたびに対応しなくてはならない新規PCのキッティングおよび出荷、故障時の代替機のキッティングおよび出荷、代替機の保管、企業が保有するIT資産の管理全般を代行いたします。

アカウント管理

従業員が入社するごとに対応に当たらなくてはならないユーザーの追加、退社に際してのユーザーの削除、ログイントラブルによるアカウントロックの解除やパスワードのリセットなど、アカウント管理も代行いたします。

その他、ファイルサーバへのアクセス権限の変更やアカウント管理・棚卸し、パスワードの初期化、アクセス権等の変更までをカバーします。

セキュリティ管理

マルウェア検知エンジンやパターンファイルの管理、検知時の隔離、駆除状況のご報告、脆弱性情報のご提供と対応のご提案と、セキュリティ管理サービスを幅広くご提供いたします。

ライセンス・保守契約管理

ライセンスの利用数管理および更新作業の代行、製品保守契約管理および更新作業の代行を行います。
ご利用のソフトウェアやハードウェアの運用管理を大きく軽減いたします。

運用管理

その他、社内ヘルプデスクのお問い合わせ・対応依頼の実績管理、課題・問題管理、インシデント管理、月次運用報告、改善活動といった運用管理サービス全般をワンストップでご提供可能です。

まとめ

ただでさえ、少人数の情シスの企業が多く、IT人材不足が叫ばれる中、DX推進も行わなくてはならず、情報システム部門の負担は決して軽くはありません。

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アイネスでは、情報サービスのプロフェッショナルとして提供してきた、システムの企画・コンサルティングから開発、稼働後の運用・保守、評価までの一貫したサービスの実績とノウハウをもとに、御社に必要なサービスをご提供いたします。

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